Términos del Portal para Organizaciones

INNOVACIÓN ECUESTRE S.A.S., identificada con NIT 902.041.292-1 y domicilio en Cra. 30 # 7AA-207, El Poblado, Medellín, Antioquia ("Equinos"), presta el servicio del portal de gestión para escuelas de equitación y chalanería, criaderos, pesebreras y otras organizaciones del sector ("la Organización"). Estos términos complementan los Términos y Condiciones generales; si hay contradicción en lo relativo al portal, prevalecen estos.

1. Objeto y aceptación

Equinos concede a la Organización el derecho no exclusivo e intransferible de usar el portal, durante la vigencia de su plan, para gestionar su operación: estudiantes, clases, ejemplares, reproducción, clientes, inventario, cartera, contratos, sitio web y demás módulos incluidos en su plan. Quien crea la cuenta o acepta estos términos declara que tiene facultades para obligar a la Organización.

El servicio se presta a la Organización para su actividad económica. Cuando la Organización es una persona natural que lo usa para fines personales, conserva los derechos que le da el Estatuto del Consumidor.

2. Cuenta de la organización y usuarios

• La Organización designa a uno o varios administradores, que invitan a los demás usuarios (instructores, empleados, veterinarios, contadores) y les asignan roles y permisos.
• La Organización responde por lo que hacen sus usuarios en el portal, por mantener actualizados los permisos y por retirar el acceso a quien deje de trabajar con ella.
• Las credenciales son personales. La Organización debe avisar a Equinos de inmediato si sospecha un acceso no autorizado.

3. Prueba, planes y precios

• Equinos puede ofrecer un periodo de prueba sin costo. Al terminar, la Organización puede activar un plan pago o seguir en el plan Gratuito.
• Las funciones, los límites de uso y los precios de cada plan son los que se informan en el portal o en la cotización al contratarlo. Los precios incluyen el IVA cuando aplique.
• Equinos puede cambiar los precios para los periodos siguientes avisando por correo con al menos treinta (30) días de anticipación. El cambio no afecta el periodo ya pagado.

4. Pagos, renovación y facturación

• Los pagos se procesan con una pasarela de pagos autorizada. Equinos no recibe ni guarda los datos completos de las tarjetas.
• Si la Organización activa el pago automático, autoriza a Equinos a cobrar el plan al final de cada periodo con el medio de pago guardado. Equinos envía recordatorios antes de cada cobro. Si un cobro falla, se reintenta durante algunos días; si no se logra, la cuenta pasa al plan Gratuito.
• Equinos expide la factura de cada pago conforme a la normativa tributaria. La Organización debe mantener actualizados sus datos de facturación.

5. Cancelación y plan Gratuito

• La Organización puede apagar la renovación automática o solicitar la cancelación en cualquier momento desde Suscripción. El plan sigue activo hasta el final del periodo pagado y no se vuelve a cobrar.
• El periodo en curso no se reembolsa, salvo que la ley disponga otra cosa o que el servicio no se haya podido prestar por causas atribuibles a Equinos.
• Si el plan termina sin renovarse, la cuenta pasa al plan Gratuito y los datos se conservan; solo se pierden las funciones y los límites del plan pago.

6. Los datos de la organización

• La información que la Organización carga es suya: datos de estudiantes, clientes, empleados, proveedores y ejemplares, documentos, fotos, contratos y registros financieros. Equinos no la vende ni la usa para fines propios distintos de prestar, proteger y mejorar el servicio.
• La Organización otorga a Equinos el permiso necesario para almacenar, procesar, respaldar y mostrar esa información dentro del servicio, y para publicarla cuando la Organización la marque como pública (por ejemplo, en su sitio web o en el Marketplace).
• Equinos puede usar información agregada y anónima, que no identifique a la Organización ni a personas, para estadísticas y para mejorar el servicio.
• La Organización puede pedir una copia de sus datos en un formato de uso común mientras tenga cuenta y hasta noventa (90) días después de que termine el servicio. Pasado ese plazo, Equinos puede eliminarlos, salvo lo que deba conservar por obligación legal.
• La Organización responde por tener derecho a cargar esa información y por su exactitud. El tratamiento de los datos personales se rige por la sección 13.

7. Uso del servicio

La Organización no puede:

• Revender, sublicenciar o dar acceso al portal a terceros ajenos a su operación.
• Intentar acceder a datos de otras organizaciones, vulnerar la seguridad, hacer ingeniería inversa o extraer información de forma automatizada sin autorización.
• Cargar contenido ilegal, datos que no tenga derecho a tratar o software malicioso.
• Usar el portal para enviar comunicaciones masivas no autorizadas o que incumplan la Ley 2300 de 2023.

8. Sitios web, contratos y cobros

• Sitio web de la Organización. La Organización es responsable del contenido de su sitio (textos, fotos, precios y condiciones) y de las políticas que debe publicar frente a sus propios clientes.
• Contratos y firma electrónica. El portal permite firmar contratos de forma electrónica, registrando la fecha, la IP, el dispositivo y, si el firmante lo autoriza, la ubicación, conforme a la Ley 527 de 1999. La Organización es responsable del contenido de sus contratos; Equinos no es parte de ellos ni presta asesoría legal.
• Cobros a los clientes de la Organización. La cartera, las cuentas de cobro y los pagos que la Organización gestiona con sus estudiantes o clientes son una relación entre ellos. La Organización responde por sus precios, su facturación y sus obligaciones tributarias.

9. Asistente de IA y créditos

• El asistente de IA consulta la información de la Organización con los permisos del usuario que lo usa y la envía a proveedores externos de modelos de inteligencia artificial para generar las respuestas. Las conversaciones y lo que el asistente recuerda se guardan asociados al usuario y a la Organización.
• Las respuestas pueden contener errores. No son asesoría veterinaria, legal, contable ni financiera. Las acciones que el asistente propone solo se ejecutan con la aprobación de un usuario, que es responsable de revisarlas.
• El uso del asistente puede estar limitado por plan o requerir créditos. Las condiciones de los créditos (cantidad, vigencia y si se renuevan) se informan al adquirirlos. Los créditos no son dinero, no son transferibles y no se reembolsan, salvo que la ley disponga otra cosa.

10. Disponibilidad y soporte

Equinos hace esfuerzos razonables para que el portal esté disponible y funcione correctamente, con copias de respaldo periódicas, pero no garantiza que funcione sin interrupciones ni errores. Puede haber mantenimientos, que se procurará hacer en horarios de bajo uso y avisar con anticipación cuando sean programados. El soporte se presta por los canales publicados, en días hábiles. Equinos puede mejorar, cambiar o retirar funciones; si retira una función esencial del plan contratado, la Organización puede cancelar y recibir la devolución proporcional del periodo no usado.

11. Responsabilidad

Equinos responde por los daños que cause por incumplir estos términos. Salvo dolo o culpa grave, y en lo que la ley permita, Equinos no responde por lucro cesante ni por daños indirectos, y su responsabilidad total frente a la Organización se limita al valor pagado por el servicio en los doce (12) meses anteriores al hecho. Equinos no responde por las decisiones que la Organización tome con base en la información del portal o del asistente de IA, ni por los actos de sus usuarios o clientes.

12. Suspensión y terminación

Equinos puede suspender o terminar el acceso de la Organización si incumple gravemente estos términos, usa el servicio para fines ilegales o pone en riesgo la seguridad de la plataforma. Salvo urgencia o riesgo, Equinos avisará antes y dará un plazo razonable para corregir. Al terminar, aplica lo previsto sobre la copia y eliminación de los datos.

13. Transmisión de datos personales

Esta sección es el contrato de transmisión de datos personales entre la Organización y Equinos, en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

13.1 Roles

Respecto de los datos personales de sus estudiantes, padres o acudientes, clientes, prospectos, empleados y proveedores, la Organización es la responsable del tratamiento y Equinos es encargada: los trata por cuenta de la Organización y solo para prestar el servicio. Los datos de los usuarios del portal como titulares de una cuenta en Equinos se rigen por la Política de Tratamiento de Datos Personales de Equinos.

13.2 Obligaciones de la Organización

• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de los titulares, e informarles las finalidades del tratamiento y que sus datos se almacenan en Equinos.
• Para niños, niñas y adolescentes, obtener la autorización de su representante legal, respetar su interés superior y sus derechos fundamentales, y tratar solo los datos necesarios.
• Para datos sensibles, como la información médica de estudiantes o las fotos de menores, obtener la autorización explícita del titular o su representante, informando que no está obligado a darla.
• Tener su propia política de tratamiento de datos y atender las consultas y reclamos de sus titulares.

13.3 Obligaciones de Equinos como encargada

• Tratar los datos solo según las instrucciones de la Organización y para prestar el servicio, y no usarlos para fines propios.
• Mantener medidas técnicas, humanas y administrativas para protegerlos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, y guardar confidencialidad.
• Permitir el acceso solo a personal autorizado que lo necesite para operar o dar soporte, con deber de confidencialidad.
• Ayudar a la Organización a atender las consultas y reclamos de los titulares, y trasladarle sin demora los que reciba directamente.
• Informar a la Organización, sin demora injustificada, los incidentes de seguridad que afecten sus datos, con la información disponible para que pueda reportarlos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando corresponda.
• Al terminar el servicio, devolver o eliminar los datos según la sección 6, salvo lo que deba conservar por ley.

13.4 Subencargados y transferencias

La Organización autoriza a Equinos a apoyarse en proveedores de infraestructura y servicios (alojamiento y bases de datos, autenticación, almacenamiento de archivos, envío de correos y notificaciones, monitoreo de errores, búsqueda y modelos de inteligencia artificial), algunos ubicados en Estados Unidos u otros países con niveles adecuados de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio. Equinos exige a esos proveedores obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta sección. La lista de proveedores está en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

14. Cambios y ley aplicable

Equinos puede modificar estos términos avisando por correo o en el portal con al menos quince (15) días de anticipación. Si la Organización no está de acuerdo, puede cancelar antes de que el cambio entre en vigor y recibir la devolución proporcional del periodo no usado. Estos términos se rigen por las leyes de Colombia; las controversias se intentarán resolver directamente y, si no es posible, ante los jueces de Medellín, sin perjuicio de las acciones que la ley permita ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Contacto